In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die neue Funktion des parallelen Versands von Mahnungen innerhalb deines Mahnsystems konfigurierst.
Kurzanleitung zur Einrichtung der Funktion:
- Gehe zu Einstellungen / Finanzen / Mahnwesen und wähle deine aktive Mahnkonfiguration aus
- Wähle die Zahlungsmethode aus
- Wähle die Mahnregel aus, die du bearbeiten möchtest
- Klicke auf das Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke des Regel-Widgets und wähle Bearbeiten
- Klicke auf Weiter, um die Regel für die Kommunikation zu bearbeiten
- Füge einen zweiten oder dritten Kommunikationskanal hinzu, wähle die Vorlage
- Wähle den Versandmodus: Parallel oder als Fallback Option
- Aktiviere das Kästchen für den automatischen Versand
- Klicke auf Speichern
Worum geht es bei dieser Funktion?
Du hast nun die Möglichkeit, deine Mahnschreiben über mehrere Kanäle gleichzeitig zu versenden. Diese Ergänzung soll die aktuelle Einrichtung verbessern, bei der Kanäle nacheinander als Backup verwendet werden. Wenn du mehr als einen Kommunikationskanal für eine Mahnregel konfigurierst, hast du die Möglichkeit, deine bevorzugte Versandmethode zu wählen. Diese Wahl ermöglicht es dir zu entscheiden, ob du eine einzige Nachricht über den ersten Kanal mit gültigen Kontaktdaten senden möchtest (auf sequenzielle Weise als Ausweichoption) oder ob du alle ausgewählten Nachrichten gleichzeitig, parallel, senden möchtest. Diese neue Versandmethode kann für jede Mahnregel individuell angepasst werden und gibt dir mehr Kontrolle über deine Kommunikationstaktik.
Wie richtest du diese Funktion ein?
Der erste Schritt ist, zu Einstellungen / Finanzen / Mahnwesen zu gehen und die Mahnkonfiguration auszuwählen, die du bearbeiten möchtest.
Wähle die Zahlungsmethode aus (beachte, dass diese Änderungen für jede Zahlungsmethode separat vorgenommen werden müssen).
Jetzt siehst du deine Mahnregeln und kannst jede einzelne Regel bearbeiten, bei der du die Änderungen in den Kommunikationseinstellungen vornehmen möchtest.
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Regel bearbeiten
Das Pop-up-Fenster für die Regel öffnet sich, und du klickst auf Weiter, um den zweiten Schritt für die Bearbeitung der Kommunikationseinstellungen für die aktuelle Regel zu erreichen:
Klicke auf Kommunikationskanal hinzufügen, wähle einen der angebotenen Kanäle, die du hinzufügen möchtest, wähle die Vorlage (diese muss vorher unter Kommunikation / Verwaltung / Vorlagen mit der Zusatzinformation Mahnlauf erstellt werden) und klicke im Dropdown-Menü, um den Modus für den Versand auszuwählen:
Wenn du die Mahnungen parallel versenden möchtest, wähle die Option für Kommunikation parallel senden. Bei parallel gesendeter Kommunikation werden alle Nachrichten für die Kanäle mit gültigen Kontaktdaten generiert und auf einmal versandt.
Im Fallback-Modus wird das Mitglied mit absteigender Kanalpriorität kontaktiert. Wenn es nicht genügend Kontaktdaten für einen Kanal gibt oder die Kontaktdaten nicht gültig sind, wird der nächste verwendet.
Aktiviere das Kästchen für den automatisierten Versand.
Danach klicke auf Speichern.
Das Pop-up-Fenster schließt sich, und du kannst das Widget für die Mahnregel wieder sehen, jetzt mit den neuen Einstellungen für die Kommunikation von Mahnschreiben.
Hinweis: Diese Option für den parallelen Versand gilt nur für Mahnregeln. Sie ist nicht für die Kommunikationsregeln verfügbar und beeinflusst diese auch nicht.