In diesem Artikel erklären wir dir die neue Logik zur Verarbeitung von Banktransaktionen über ein Verrechnungskonto und stellen die Unterschiede der bisherigen und der neuen Logik dar.
Übersicht:
- Einführung
- Problemstellung durch die bisherige Logik
- Korrektheit von zeitlichen Buchungsdaten
- Neue Logik für die Buchung über Verrechnungskonten
- Buchungen über Verrechnungskonten
- Übertragung ins Hauptbuch
- Markierung von irrelevanten Bankbuchungen
- Aktivierung des neuen Features
Einführung
Das neue Feature zur Verarbeitung von Banktransaktionen über ein Verrechnungskonto wurde aufgrund von Kundenfeedback konzipiert und entwickelt. Das Feature soll die Verarbeitung von Bankbuchungen erleichtern, in dem alle erfassten Banktransaktionen zunächst auf ein Verrechnungskonto gebucht werden, bevor sie dann vom Verrechnungskonto den Mitgliedern (= Debitoren) zugewiesen werden.
Problemstellung durch die bisherige Logik
Die vollständige Erfassung und Verbuchung aller Transaktionen auf den Bankkonten eines Unternehmens ist für die Buchführung von entscheidender Bedeutung. Bislang wurden in der Magicline jedoch nur Transaktionen verbucht, die einem Debitor, also einem Mitglied, zugeordnet werden konnten. Das betrifft vor allem eingehende Überweisungen von Mitgliedern sowie Rücklastschriften, die einer vorherigen Lastschrift zugeordnet werden können. Andere Transaktionen, wie z.B. Überträge zwischen Bankkonten des Unternehmens, Kontoführungsgebühren oder Überweisungen, die nicht von Mitgliedern stammen, wurden nicht in der Magicline erfasst. Diese Transaktionen wurden zwar erkannt, aber aufgrund fehlender Zuordnungsmöglichkeiten verworfen und nicht verbucht.
Diese Vorgehensweise führte zu zwei wesentlichen Problemen:
Doppelte Verbuchung: Da die Bankkonten sowohl in der Magicline als auch im Hauptbuch (z.B. DATEV) erfasst werden, kann es bei der Übertragung von Buchungen aus der Magicline ins Hauptbuch zu Doppelbuchungen kommen. Während das Hauptbuch alle Banktransaktionen direkt und täglich verbucht, werden die Buchungen aus der Magicline in der Regel monatlich übertragen. Dies führt dazu, dass gleiche Transaktionen doppelt auf dem Bankkonto erscheinen – einmal aus dem täglichen Hauptbuch und einmal aus der monatlichen Magicline-Buchung.
Unvollständige Abstimmung: Transaktionen, die nicht in der Magicline erfasst werden, wie interne Geldüberträge oder Gebühren, müssen direkt im Hauptbuch bearbeitet und den entsprechenden Konten zugeordnet werden. Da diese Transaktionen in der Magicline nicht verbucht werden, fehlt am Ende der Buchungsperiode eine vollständige Abstimmung zwischen Haupt- und Nebenbuch. Der Saldo des Bankkontos im Hauptbuch stimmt zwar, es besteht jedoch keine detaillierte Übersicht über alle einzelnen Transaktionen, die bereits verarbeitet wurden. Dadurch wird der Abstimmungsprozess zwischen den beiden Systemen erschwert, und nicht verbuchte Transaktionen müssen manuell überprüft und korrigiert werden.
Dieser Geschäftsvorfall wird nicht in der Magicline abgebildet und ist daher im Hauptbuch oder einem dafür vorgesehenem Nebenbuch zu buchen. Die Magicline erhält über den eingelesenen Kontoauszug die Information dieser Transaktion und zeichnet dessen Existenz auf, verwirft die Transaktion aber als nicht relevanten Geschäftsvorfall. Die oben beschriebene Buchung wird deshalb nicht ausgelöst und das Bankkonto kann dadurch nicht vollständig in der Magicline nachgebildet werden.
Zusammengefasst entstanden durch die aktuelle Handhabung von Banktransaktionen in der Magicline sowohl doppelte Buchungen als auch Lücken in der Abstimmung zwischen Hauptbuch und Nebenbuch.
Korrektheit von zeitlichen Buchungsdaten
Im aktuellen Prozess wurden eingehende Überweisungen, die nach der Verarbeitung des Kontoauszugs einem Mitglied zugeordnet werden, rückwirkend zum ursprünglichen Bankbuchungstag verbucht. Dies kann problematisch sein, wenn zwischen Überweisungseingang und Zuordnung ein großer zeitlicher Versatz liegt, da rückwirkend in eine bereits abgeschlossene Periode gebucht wird, die womöglich schon ans Hauptbuch übertragen wurde.
Durch den neuen Ansatz, die Bankbuchung und die Mitgliedszuordnung über ein Verrechnungskonto zu entkoppeln, wird dieser Prozess vereinfacht. Die Bankbuchung und die spätere Weiterverrechnung werden getrennt verbucht, sodass solche Rückbuchungen in abgeschlossenen Perioden vermieden werden können. Weitere Details dazu sind im Abschnitt Buchungen über Verrechnungskonten beschrieben.
Neue Logik für die Buchung über Verrechnungskonten
Zur Lösung der Herausforderungen bei der Verbuchung von Banktransaktionen, haben wir die Buchungslogik erweitert und mit dem neuen Banking im Bereich Finanzen eine zentrale Stelle für das Management von Banktransaktionen geschaffen.
Der Kern des Features bildet die Abwicklung von Transaktionen über Verrechnungskonten für jedes Bankkonto. Auf dieses Konto werden alle Banktransaktionen gebucht, sobald sie von der Magicline eingelesen werden. Die Buchung erfolgt zum Bankbuchungstag laut Kontoauszug und stellt damit sicher, dass der Kontoauszug der Bank vollständig abgebildet und in der Magicline reproduziert wird. Das neue System nimmt im Gegensatz zur alten Logik alle Buchungen des Kontoauszugs vollständig an und erstellt Buchungspositionen zu allen anfallenden Transaktionen. Das bedeutet, dass alle Bankbuchungen vollständig erfasst werden und als Transaktionen im Banking-Bereich sichtbar sind – auch, wenn die Buchung für die Magicline nicht relevant ist. Auf die Vorteile des Systems für die Auszifferung gehen wir später ein.
Die Buchungen verbleiben bis zur Umbuchung auf das Mitglied (= Debitor) auf dem Verrechnungskonto. Das Verrechnungskonto kann in der Konfiguration der Studiobank mit einer passenden Kontonummer versehen werden.
Buchungen über Verrechnungskonten
Die Buchungen erfolgen jetzt also nicht mehr von der Bank direkt zum Debitor, sondern über das jeweilige Verrechnungskonto. Die Buchungen werden dort zwischengeparkt, bis sie weiter an den korrekten Debitoren gebucht werden können oder durch den Nutzer als irrelevant für die Magicline aussortiert werden.
Im Vergleich zur bisherigen Buchungslogik ändert sich im Detail nur die Führung jeder Buchung über das Verrechnungskonto. Diese Trennung sorgt jetzt aber dafür, dass die zeitliche Abfolge der Buchungen korrekt dargestellt wird. Das wird klar, wenn wir die obige Tabelle erweitern.
In diesem Beispiel wird ein Kontoauszug mit Transaktionen vom 01.09.2024 eingelesen. Alle Bankbuchungen werden zu ihrem Buchungstag laut Kontoauszug auf dem Verrechnungskonto verbucht. Dies gilt für alle Transaktionen, die auf dem Kontoauszug vom 01.09.2024 aufgeführt sind. In diesem Beispiel sind drei Geschäftsvorfälle exemplarisch aufgeführt, welche die Buchungslogik verdeutlichen sollen. Ihnen ist gemeinsam, dass das Verrechnungskonto nur temporär bebucht wird und mit der Zuordnung zum Debitoren immer wieder aufgelöst wird.
Bei Rücklastschriften und ausgehenden Überweisungen (z.B. Auszahlung von Guthaben an das Mitglied), fallen die Buchungstage bei der Bank und die Buchungstage in der Magicline in der Regel auf den gleichen Tag. Das liegt daran, dass diese Transaktionen automatisch einem Debitor zugeordnet werden können. Das Verrechnungskonto wird mit der zweiten Transaktion sofort wieder aufgelöst, da die Weiterverrechnung sofort erfolgt.
Zur Verdeutlichung der Vorteile des zwischengeschalteten Verrechnungskontos soll das Beispiel der eingehenden Überweisung dienen. Hier erfolgt der Geldeingang am 01.09.2024, aber die Weiterverrechnung erst am 15.10.2024. Woran liegt das? Geldeingänge können nicht immer sofort dem richtigen Debitor zugeordnet werden. Die Gründe können vielfältig sein: fehlerhafte Mitgliedsnummern im Verwendungszweck, gänzlich leerer Verwendungszweck, Kontoinhaber stimmt nicht mit dem Mitglied überein oder eine Kombination aus genannten Gründen. Nehmen wir an, am 15.10.2024 wird das richtige Mitglied identifiziert und die Zuordnung des Geldeingangs wird manuell durchgeführt. Der Geldeingang hat am 01.09.2024 stattgefunden und wird so auch im Hauptbuch gebucht. Das ist wichtig, um den Kontoauszug zeitgerecht und inhaltlich korrekt zu verbuchen. Die Zuordnung und damit die Verbuchung an den Debitor erfolgt nun aber in der Oktoberperiode. Da die Septemberperiode bereits geschlossen ist, würde eine rückwirkende Verbuchung am Debitor zum 01.09.2024 eine zuvor abgeschlossene Periode betreffen und diese verfälschen. Möglicherweise wird diese Buchung nicht mehr ins Hauptbuch übernommen, weil der Studiobetreiber die Buchung schlicht nicht mitbekommt.
Um eine periodengerechte Buchung zu ermöglichen, wird die Weiterverrechnung vom Verrechnungskonto an den Debitoren deshalb zum tatsächlichen Zeitpunkt am 15.10.2024 gebucht und fließt somit in die Oktoberperiode ein. Die Bankbuchung bleibt korrekterweise im September, die Buchung an den Debitoren und damit der Ausgleich von offenen Forderungen des Mitglieds fällt in den Oktober. Damit ist auch der offene Posten bis zum 14.10.2024 sichtbar und wird erst am 15.10.2024 geschlossen. Durch die Buchung über das Verrechnungskonto sind diese beiden Vorgänge transparent getrennt und können über die Buchungseinträge einzeln nachvollzogen werden.
Übertragung ins Hauptbuch
Wie in Abschnitt Buchungen über Verrechnungskonten dargestellt, werden Bankbuchungen nun über Verrechnungskonten geführt. Da im Hauptbuch alle Bankkonten bereits gebucht werden, müssen diese im Hauptbuch ebenfalls auf ein Verrechnungskonto gebucht werden. Das ist in jedem Falle nötig, da das Hauptbuch die einzelnen Mitglieder (= Debitoren) nicht kennt und keine eigene Zuweisung vornehmen kann. Die Aufteilung der Buchungen erfolgt also getrennt in Haupt- und Nebenbuch:
Beim Einlesen der Buchungen im Hauptbuch muss als Gegenkonto immer das jeweilige Verrechnungskonto des Bankkontos angebucht werden, um die Transaktionen zu parken. Die Auflösung der Gegenseite erfolgt dann über den Import der Buchungen aus der Magicline (= Nebenbuch). Durch die Zuordnung von Transaktionen aus dem Kontoauszug auf einzelne Debitoren wird ein Buchungssatz im Studio des betroffenen Mitglieds ausgelöst, der das Verrechnungskonto des betroffenen Bankkontos sowie das Mitgliedskonto enthält. Die Magicline bucht also nur die grün markierten Transaktionen, wohingegen das Hauptbuch die blau markierten Transaktionen bucht.
Die blau markierten Transaktionen erfolgen täglich mit Einlesen des Kontoauszugs im Hauptbuch. Die grün markierten Transaktionen erfolgen zwar ebenfalls täglich, sie werden aber nur zum Ende der jeweiligen Buchungsperiode ins Hauptbuch übergeben. In unserem Beispiel werden zwei Buchungen auf dem Verrechnungskonto im Hauptbuch nach Ende der Septemberperiode mit Import der Nebenbuchdaten aus der Magicline ausgeglichen. Die eingehende Überweisung wird erst mit Ende der Oktoberperiode und dem Import der Buchungsdaten Anfang November ausgeglichen.
In diesem Beispiel weist das Verrechnungskonto im Hauptbuch am 01.09.2024 ein Guthaben von 50 EUR auf. Am 15.10. wird die Transaktion einem Mitglied zugewiesen und kann so vom Verrechnungskonto abgebucht werden. Das Hauptbuch weist zu diesem Zeitpunkt noch ein Guthaben auf dem Verrechnungskonto auf, da das Nebenbuch die Buchung bisher nicht an das Hauptbuch kommuniziert hat. Am 01.11.2024 werden die Monatsbuchungen für Oktober mit dem Sammeldatum 31.10.2024 ins Hauptbuch übertragen. Jetzt gleicht die Buchung vom 15.10.2024 das Guthaben auf dem Verrechnungskonto aus, sodass ein Saldo von 0 EUR entsteht. Der Buchungskreislauf ist jetzt geschlossen und das Verrechnungskonto bereinigt.
Wie weiter oben bereits beschrieben, kann es aber auch Transaktionen geben, die nicht einem Debitor in der Magicline zugeordnet werden können. Diese Transaktionen verbleiben auf dem Verrechnungskonto und müssen manuell direkt im Hauptbuch abgestimmt und weiterverbucht werden. Hierfür haben wir ebenfalls eine bestehende Funktion erweitert, die dasAuffinden dieser Buchungen in der Magicline erleichtert und für die Auszifferung im Hauptbuch genutzt werden kann.
Markierung von irrelevanten Bankbuchungen
Die Magicline verfügt bereits über eine Funktion zum Verwerfen von irrelevanten Banktransaktionen. Auf Basis dieses Prozesses haben wir eine Erweiterung vorgenommen, um mehr Transparenz bei der Arbeit mit verworfenen Transaktionen zu schaffen.
Im Banking-Bereich kann der Nutzer auf alle standortübergreifenden Bankkonten zugreifen. Unterhalb der Übersichtsseite ist für jedes Bankkonto eine Detailseite hinterlegt, auf der alle Transaktionen des Bankkontos dargestellt sind. Neben den einzelnen Transaktionen kann der Nutzer auch die jeweiligen Gesamtsummen im Soll und Haben sowie den Saldo des Zeitraums einsehen.
Hier werden ausnahmslos alle Transaktionen auf dem Bankkonto angezeigt. Neben dem Buchungsdatum sind dort auch Valutadatum, die Identifikationsnummer des Kontoauszugs zu der Transaktion, eine Kategorie sowie der Verwendungszweck aufgeführt. In den Spalten Soll und Haben stehen jeweils die Beträge der Transaktion sowie der Status.
Mithilfe von Schnellfiltern und einer Suchfunktion können bestimmte Transaktionen einfach gefiltert werden, um z.B. am Monatsende alle nicht zugeordneten Transaktionen, z.B. gebuchte Bankgebühren, fokussiert zu bearbeiten. Neben den Filtern wurde die Funktion zum Verwerfen von Transaktionen erweitert. Die Suchfunktion ermöglicht das Auffinden von Transaktionen über eine Volltextsuche im Verwendungszweck. Dadurch können einzelne Transaktionen, die ein Nutzer z.B. im Banking-Programm der Hausbank in der Magicline bearbeiten möchte, schnell gefunden werden. Diese Funktion ist auch hilfreich, wenn ein Mitglied sich meldet und fragt, warum noch offene Forderungen in seinem Mitgliedskonto stehen, obwohl der offene Geldbetrag schon überwiesen wurde. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass die Zuordnung bisher nicht erfolgt ist, weil das Mitglied nicht gefunden wurde.
Der User kann über eine Konfiguration unter Einstellungen > Finanzen > Ablehnungsgründe eigene Gründe definieren, weshalb eine Transaktion verworfen wurde. Diese Konfiguration kann genutzt werden, um systematisch zu spezifizieren, weshalb eine Transaktion als verworfen markiert wurde. Das können z.B. Gründe wie „Kontoführungsgebühren“, „Kontoübertrag“ oder „Zahlung an Dienstleister“ sein. Diese Gründe werden an der Transaktion gespeichert und in den Export geschrieben. Diesen Export kann ein User nutzen, um am Monatsende schnell und einfach die verworfenen Transaktionen zu filtern und im Hauptbuch vom Verrechnungskonto auf das jeweils vorgesehene Konto umzubuchen.
Die Ablehnungsgründe können studioübergreifend konfiguriert und zugewiesen werden, um über alle Studios hinweg eine einheitliche Klassifizierung von verworfenen Transaktionen zu ermöglichen.
Mithilfe der Exportfunktion, die ebenfalls verschiedene Filtermöglichkeiten enthält, können Listen als Excel-Datei exportiert werden, um diese zur Auszifferung der Konten im Hauptbuch zu nutzen. Durch die Buchung über das Verrechnungskonto werden dann die Buchungen von zwei Seiten, dem Nebenbuch und dem Hauptbuch, zusammengeführt. Am Ende einer Periode ist das Verrechnungskonto bestenfalls vollständig ausgeglichen, da alle in der Magicline zu verbuchenden Transaktionen vollständig Mitgliedern zugeordnet und die restlichen Transaktionen im Hauptbuch auf die jeweils korrekten Konten umgebucht oder auf einem weiteren Zwischenkonto geparkt wurden.
Aktivierung des neuen Features
Mit dem Release des neuen Features ändert sich für dich erst einmal nichts. Die neue Konfiguration für das Verrechnungskonto wird bei Release leer ausgeliefert. Solange kein Verrechnungskonto gesetzt ist, wird weiterhin direkt auf das hinterlegte Bankkonto in der Studiobank gebucht oder, falls dieses Konto nicht gesetzt ist, auf das Fallback-Bankkonto aus der Buchhaltungskonfiguration des Studios.
Sobald du das Verrechnungskonto setzt, laufen alle Banktransaktionen über das neue Verrechnungskonto und der beschriebene Buchungsweg wird zum Standard für alle Banktransaktionen des betroffenen Bankkontos. Damit kannst du selbst entscheiden, ob und wann der neue Weg über das Verrechnungskonto aktiviert wird. Erst dann werden die Transaktionen auch im Bereich Banking angezeigt.
Entscheidest du dich dafür, das Verrechnungskonto erst einmal nur auf einzelnen von mehreren Bankkonten zu testen, ist das möglich. Es gilt das oben beschriebene Vorgehen: alle Konten mit Verrechnungskonto laufen über diesen Zwischenschritt, alle anderen ohne Verrechnungskonto werden wie bisher gebucht.
Nach Setzen des Verrechnungskontos beginnt die Magicline unmittelbar mit der Buchung der Transaktionen über das Verrechnungskonto. Es betrifft also keine vergangenen Transaktionen, sondern nur alle Transaktionen ab dem Zeitpunkt, an dem ein Verrechnungskonto gesetzt wird. Es bietet sich an, diese Anpassung an einem Periodenübergang durchzuführen, also z.B. dem 1. eines Monats.