In diesem Artikel erfährst du, wie du die neue, standortübergreifende Buchhaltungskonfiguration (Cross-Facility Accounting Configuration) in Magicline einrichtest, aktivierst und verwaltest. Du lernst die wichtigsten Funktionen, Schritte zur Ersteinrichtung sowie die Möglichkeiten zur Nachverfolgung von Änderungen und Aktivierungen kennen.
Inhaltsübersicht:
- Was ist die Buchhaltungsregelkonfiguration?
- Welche Funktionen bietet die Konfiguration?
- Wie funktioniert die Aktivierung?
- Was zeigt das Änderungsprotokoll?
- Anleitung zur Ersteinrichtung der Buchhaltungskonfiguration
Fast lane
- Einstellungen / Finanzen / Buchhaltungskonfiguration
- Konfiguration erstellen oder migrierte auswählen
- SKR03 oder SKR04 wählen oder bestehende Konfiguration kopieren
- Standorte für die Freigabe wählen
- Konten und Regeln anpassen
- Konfiguration aktivieren über 3-Punkt-Menü
Was ist die Buchhaltungsregelkonfiguration?
Die neue Buchhaltungsregelkonfiguration ermöglicht es dir, Buchungskonten und Buchungsregeln zentral zu verwalten und standortübergreifend für mehrere Studios innerhalb eines Tenants bereitzustellen. Ziel ist es, Änderungen transparenter zu gestalten und die Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten zu vereinfachen.
Diese Funktion ersetzt die bisherige manuelle Kopiermöglichkeit und bietet eine automatisierte, nachvollziehbare Lösung.
Welche Funktionen bietet die Konfiguration?
- Neue Konfiguration erstellen: Auswahl zwischen SKR03 und SKR04 oder Übernahme einer bestehenden Konfiguration.
- Funktionsübergreifende Aktivierung: Gemeinsame Nutzung von Buchhaltungsregeln und -konten in mehreren Studios.
- Konto- und Regelverwaltung: Verwaltung und Definition individueller Buchungskonten und Regeln.
- Kopierfunktion: Übertragung bereits definierter Kontenstrukturen und Regeln.
- Bearbeitbarkeit: Keine nachträglichen Änderungen nach Aktivierung.
Wie funktioniert die Aktivierung?
- Planung der Konfiguration: Erstellen mit geplantem Aktivierungsdatum.
- Vorschau: Kontrolle der geplanten Konfiguration vor Freigabe.
- Einmalige Aktivierung: Pro Studio kann nur eine Konfiguration gleichzeitig aktiv sein.
Was zeigt das Änderungsprotokoll?
Das Änderungsprotokoll dokumentiert alle Änderungen und bietet maximale Transparenz:
- Datum und Uhrzeit der Änderung
- Name des Nutzers, der Änderungen vorgenommen hat
- Details zu geänderten Buchungsregeln oder Konten
Zu finden unter: Einstellungen > Finanzen > Buchungsperioden > Änderungshistorie
Anleitung zur Ersteinrichtung der Buchhaltungskonfiguration
Navigiere zu Einstellungen > Finanzen > Buchhaltungskonfiguration.
Dort findest du migrierte Konfigurationen oder kannst eine neue erstellen.
Neue Konfiguration erstellen
- Klick auf "Buchhaltungskonfiguration erstellen"
- Name vergeben für bessere Übersicht
- Kontenstruktur wählen: SKR03 oder SKR04
- Optional: Bestehende Konfiguration kopieren
- Optional: Buchungscode-Konfiguration hinzufügen
Wähle aus, welche Standorte Zugriff auf die Konfiguration haben sollen.
Bearbeite Konten und Regeln, nutze die Suchleiste für gezieltes Arbeiten.
- Aufwands- und Erlöskonten anlegen
- Kontonummern und -namen anpassen
- Regeln mit Buchungscodes verknüpfen (siehe separaten Artikel)
Änderungshistorie: Alle Änderungen mit Zeitstempel und Nutzer
Aktivierungshistorie: Überblick über die Aktivierungen pro Studi
- Über 3-Punkt-Menü auf "Aktivieren" klicken
- Standorte und Datum wählen (z. B. Monatsbeginn)
- Bestätige Sicherheitsabfrage bei Überschreibung
Ein Badge „Aktiv in diesem Studio“ zeigt die Nutzung an.
Das Whitelisting-Badge zeigt weitere Standorte.
Historie bietet zentrale Übersicht.