In diesem Artikel erfährst du, wie du Buchungscodes in in deiner Software anlegst und verwendest, um Buchungen für Produkte wie Tarife, Module, Pauschalen oder Leistungen strukturiert und flexibel zu verwalten. Dieses leistungsstarke Feature vereinfacht deine Buchhaltungskonfiguration und sorgt für eine präzise Zuweisung von Konten.
Überblick über die Inhalte:
- Was sind Buchungscodes?
- Vorteile und Einsatzmöglichkeiten
- Buchungscode-Konfiguration anlegen
- Buchungscodes erstellen
- Zuweisung von Buchungscodes in der Buchhaltung
- Zuweisung von Buchungscodes zu Produkten
- Hierarchie und Reihenfolge bei der Anwendung
- Exportfunktionen
- FAQ: Wie verwende ich Buchungscodes für neue Produkte?
Fast lane
- Einstellungen / Finanzen / Buchungscodes
- Neue Buchungscode-Konfiguration erstellen
- Buchungscodes anlegen und Kategorien zuweisen
- Buchhaltungskonfiguration öffnen und Buchungscodes integrieren
- Buchungsregel auf Basis von Buchungscodes erstellen
- Produkte mit Buchungscodes verknüpfen
- Export unter Finanzen / Steuerberater / Exportlisten / Buchungscodezuordnung
Was sind Buchungscodes?
Buchungscodes sind eindeutige Kennzeichnungen, die du Produkten wie Tarifen, Modulen, Pauschalen, Artikeln oder Leistungen zuweisen kannst. Sie ermöglichen eine flexible und transparente Buchungskonfiguration, ohne dass die gesamte Buchhaltung neu aufgesetzt werden muss.
Vorteile und Einsatzmöglichkeiten
- Flexibilität: Du kannst Buchungsregeln auf Basis einzelner Produkte oder übergreifend via Buchungscodes definieren.
- Klarheit: Die Kategorisierung sorgt für Übersichtlichkeit – z. B. „Tarife“, „Module“, „Artikel“ etc.
- Automatisierung: Einmal definierte Regeln werden automatisch angewendet, z. B. auch für ToGo-Produkte.
- Schneller Export: Buchungscode-Zuordnungen können exportiert und leicht vom Steuerberater übernommen werden.
Buchungscode-Konfiguration anlegen
- Gehe zu Einstellungen / Finanzen / Buchungscodes.
- Klicke oben rechts auf „Buchungscode-Konfiguration erstellen“.
- Vergib einen aussagekräftigen Namen.
- Du siehst nun eine Übersicht – anfänglich ohne Buchungscodes. Whitelisting zeigt dir an, ob die Konfiguration aktiv ist.
Buchungscodes erstellen
- Klicke auf „Buchungscode erstellen“.
- Gib Name, Beschreibung und optional eine Farbe an.
- Wähle eine Kategorie:
Tarife, Module, Pauschalen, Leistungen, Artikel, Varianten, Warengruppen oder Keine - Nur Codes, die noch keiner Buchungsregel zugewiesen sind, können deaktiviert werden.
Beispiel: Ein Buchungscode mit der Kategorie „Tarife“ kann nur Tarifen zugewiesen werden.
Zuweisung von Buchungscodes in der Buchhaltung
- Öffne deine Buchhaltungskonfiguration und bearbeite sie über das 3-Punkt-Menü.
- Wähle deine erstellte Buchungscode-Konfiguration aus.
- Jetzt kannst du Buchungscodes in deinen Buchungsregeln verwenden:
- Umsatzkategorie: Buchungscode
- Umsatzart: z. B. „Mitgliedschaft-Student“
- Konto: z. B. 1234 – Mitgliedsbeiträge
Achtung: Wenn du eine Buchhaltungskonfiguration kopierst und dabei andere Buchungscodes verwendest, müssen die Buchungsregeln neu erstellt werden.
Zuweisung von Buchungscodes zu Produkten
Du kannst Buchungscodes direkt Produkten zuweisen:
- Tarife: In den erweiterten Einstellungen des Tarifs.
- Module, Pauschalen, Artikel, Leistungen: Analog über die jeweiligen Einstellungen.
- ToGo-Produkte: Für Inhouse und ToGo können unterschiedliche Buchungscodes definiert werden.
Hinweis: Bislang nicht zugewiesene Buchungscodes werden gekennzeichnet – so behältst du den Überblick.
Hierarchie und Reihenfolge bei der Anwendung
Bei Warengruppen, Artikeln und Varianten kann ein Buchungscode auf jeder der drei Ebenen vergeben werden. Wenn auf mehreren Ebenen ein Buchungscode hinterlegt ist, wird immer der spezifischere übernommen — die Software geht vom Allgemeinen zum Detail.
- Warengruppe: der allgemeine Buchungscode, der als Standard für alle Artikel und Varianten der Gruppe gilt.
- Artikel: übersteuert den Buchungscode der Warengruppe, wenn gesetzt.
- Variante: übersteuert den Buchungscode des Artikels, wenn gesetzt. Das ist die spezifischste Ebene.
Die Software prüft zuerst die Variante, dann den Artikel, dann die Warengruppe und nutzt den ersten Buchungscode, den sie findet. Wenn auf keiner Ebene ein Buchungscode gesetzt ist, ordnet die Buchungscode-Logik kein Konto zu.
Beispiel: Eine Warengruppe Getränke hat den Buchungscode Beverages, ein Artikel Smoothie hat den Buchungscode Smoothies, die Variante Smoothie 250 ml hat keinen Buchungscode. Beim Verkauf der Variante wird Smoothies übernommen, weil die Variante leer ist und auf den Artikel zurückgegriffen wird.
Hinweis: Das Feld Buchungscode für ToGo-Verkäufe folgt derselben Hierarchie als eigene, parallele Spur. Ist das ToGo-Feld auf allen drei Ebenen leer, wird der reguläre Buchungscode auch für ToGo-Verkäufe verwendet.
Exportfunktionen
Du kannst eine Übersicht über alle Produkte mit den zugewiesenen Buchungscodes exportieren:
- Pfad: Finanzen / Steuerberater / Exportlisten / Buchungscodezuordnung
FAQ: Wie verwende ich Buchungscodes für neue Produkte?
Kann ich einem neuen Produkt einfach einen bestehenden Buchungscode zuweisen?
Ja, Buchungscodes sind genau dafür gedacht: Du kannst sie nutzen, um neue Produkte wie Tarife, Artikel oder Module schnell und einheitlich einem bestehenden Buchungskonto zuzuordnen. Die Zuordnung erfolgt damit effizient, ohne dass du manuell jede Buchungsregel neu anlegen musst.
Warum kann ich keine neue Buchungsregel in einer aktiven Konfiguration anlegen?
Sobald eine Buchhaltungskonfiguration aktiviert wurde, kann sie nicht mehr direkt bearbeitet werden. Das dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Buchhaltung. Änderungen – wie das Hinzufügen neuer Buchungsregeln – sind daher nur in einer neuen Konfiguration möglich.
Was muss ich tun, wenn ich neue Produkte zur Buchhaltung hinzufügen möchte?
Wenn du etwa einen neuen Shake in deinem Studio verkaufst und dieser einer bestehenden Buchungslogik zugeordnet werden soll, gehst du wie folgt vor:
- Bestehende Buchhaltungskonfiguration kopieren
- In der Kopie eine neue Buchungsregel für das Produkt hinzufügen
- Die gewünschte Buchungskonto-Zuordnung über den passenden Buchungscode herstellen
- Die neue Konfiguration aktivieren
Tipp: Beim Kopieren werden bestehende Konten und Regeln übernommen – du musst also nicht von vorn beginnen und kannst alle bisherigen Zuordnungen beibehalten.