In diesem Artikel erfährst du, wie du die neue, standortübergreifende Buchhaltungskonfiguration in der Software einrichtest, aktivierst und verwaltest. Du lernst die wichtigsten Funktionen, die Schritte zur Ersteinrichtung sowie die Nachverfolgung von Änderungen und Aktivierungen kennen.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist die Buchhaltungskonfiguration?
- Welche Funktionen bietet sie?
- Wie funktioniert die Aktivierung?
- Was zeigt die Änderungshistorie?
- Schritt für Schritt: Ersteinrichtung
Schnellanleitung
- Gehe zu Einstellungen / Finanzen / Buchhaltungskonfiguration
- Erstelle eine neue Konfiguration oder wähle eine migrierte aus
- Wähle SKR03 oder SKR04, oder kopiere eine bestehende Konfiguration
- Wähle die Standorte für die Freigabe
- Passe Konten und Regeln an (Reiter Buchhaltungskonten und Buchungsregeln)
- Aktiviere die Konfiguration über das 3-Punkt-Menü
Was ist die Buchhaltungskonfiguration?
Die neue Buchhaltungskonfiguration ermöglicht es dir, Buchungskonten und Buchungsregeln zentral zu verwalten und standortübergreifend für mehrere Studios innerhalb eines Tenants bereitzustellen. Ziel ist es, Änderungen transparent und leichter nachvollziehbar zu machen. Sie ersetzt die bisherige manuelle Kopiermöglichkeit durch eine automatisierte, nachvollziehbare Lösung.
Welche Funktionen bietet sie?
- Neue Konfiguration erstellen: Auswahl zwischen SKR03 und SKR04, oder auf Basis einer bestehenden Konfiguration.
- Standortübergreifende Aktivierung: Buchungsregeln und Konten in mehreren Studios gemeinsam nutzen.
- Konto- und Regelverwaltung: individuelle Buchungskonten und zugehörige Buchungsregeln definieren.
- Kopierfunktion: Kontenstrukturen und Regeln aus einer bestehenden Konfiguration übernehmen.
- Aktivierungssperre: eine aktivierte Konfiguration kann nicht mehr bearbeitet werden.
Wie funktioniert die Aktivierung?
- Konfiguration planen: erstellen und ein Aktivierungsdatum festlegen.
- Vorschau: die geplante Konfiguration vor der Aktivierung prüfen.
- Eine aktive pro Studio: pro Studio kann nur eine Konfiguration gleichzeitig aktiv sein.
Was zeigt die Änderungshistorie?
Die Änderungshistorie dokumentiert jede Änderung für volle Transparenz:
- Datum und Uhrzeit der Änderung
- Nutzer, der die Änderung vorgenommen hat
- Details zu den geänderten Regeln oder Konten
Du findest sie im Reiter Änderungshistorie der Konfigurationsdetails.
Schritt für Schritt: Ersteinrichtung
Navigiere zu Einstellungen / Finanzen / Buchhaltungskonfiguration. Dort findest du die migrierten Konfigurationen pro Studio oder die Option, eine neue zu erstellen.
Neue Konfiguration erstellen
- Klicke auf Buchhaltungskonfiguration erstellen
- Vergib einen Namen zur besseren Übersicht
- Wähle die Kontenstruktur: SKR03 oder SKR04
- Optional: aus einer bestehenden Konfiguration kopieren
- Optional: eine Buchungscode-Konfiguration hinzufügen
Wähle die Standorte aus, die Zugriff auf die Konfiguration haben sollen.
Bearbeite Konten und Regeln und nutze die Suchleiste für effizientes Arbeiten. Die Konfigurationsdetails haben diese Reiter: Buchhaltungskonten, Buchungsregeln, Änderungshistorie und Aktivierungshistorie.
- Aufwands- und Erlöskonten anlegen
- Kontonummern und -namen bei Bedarf anpassen
- Regeln mit Buchungscodes im Reiter Buchungsregeln verknüpfen (siehe separaten Artikel)
Die Änderungshistorie protokolliert alle Bearbeitungen mit Zeitstempel und Nutzer. Die Aktivierungshistorie zeigt den Aktivierungsstatus pro Studio.
- Klicke über das 3-Punkt-Menü auf Aktivieren
- Wähle Standorte und ein Aktivierungsdatum (zum Beispiel den Monatsersten)
- Bestätige die Sicherheitsabfrage, wenn bestehende Planungen überschrieben werden
Ein Badge Aktiviert in diesem Studio zeigt an, wo die Konfiguration im Einsatz ist. Das Whitelisting-Badge zeigt weitere Studios mit Zugriff, und die Historie bietet eine zentrale Übersicht.