In diesem Artikel erfährst du, wie du rückwirkend Buchhaltungsdaten neu generieren kannst, basierend auf einem abgeschlossenen Buchungszeitraum – und warum dir dieses Feature viel Flexibilität und Kontrolle bei deiner Buchhaltung gibt.
Themenübersicht:
- Was bedeutet „Neugenerierung von Buchhaltungsdaten“?
- Voraussetzungen für die Rückrechnung
- So konfigurierst du Buchungsperioden
- Beispiele aus der Praxis
- Warum dieses Feature dir echten Mehrwert bringt
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- Wähle eine bestehende oder neue Buchungsperiodenkonfiguration
- Aktiviere die Konfiguration rückwirkend, solange die Periode noch offen ist
- Bestätige den Sicherheitshinweis zur Neugenerierung
- Die Neuberechnung wird automatisch durchgeführt und protokolliert
Was bedeutet „Neugenerierung von Buchhaltungsdaten“?
Du kannst Buchhaltungsdaten rückwirkend neu generieren – also Änderungen an Buchungsregeln oder Buchungskonten auch für vergangene, bisher nicht abgeschlossene Buchungsperioden anwenden. Diese Funktion ist besonders wertvoll, wenn sich Buchhaltungsvorgaben geändert haben oder du Fehler korrigieren willst, ohne manuell eingreifen zu müssen.
Voraussetzungen für die Rückrechnung
Die Funktion steht dir unter folgenden Bedingungen zur Verfügung:
- Die Buchungsperiode darf bis jetzt nicht abgeschlossen sein.
- Du hast die nötigen Rechte, um Buchhaltungskonfigurationen zu bearbeiten.
- Vor dem Start musst du eine Sicherheitsabfrage bestätigen, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
Alle Rückrechnungen werden vollständig mit Nutzer, Zeit, Datum und betroffener Periode protokolliert.
So konfigurierst du Buchungsperioden
Du kannst zwischen verschiedenen Intervallen wählen:
- Täglich
- Monatlich
- Vierteljährlich
- Halbjährlich
- Jährlich
- Individuell (Custom) – manuelles Schließen erforderlich
Die Konfiguration erfolgt über eine übersichtliche Seite, auf der du auch die Aktivierungshistorie siehst: Wann wurde welche Konfiguration aktiviert und für welche Standorte?
Ein Abschlussdatum (Closing Date) legt fest, ab wann keine Änderungen mehr möglich sind. Rückwirkende Änderungen sind nur bis zu diesem Zeitpunkt erlaubt.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Wechsel von monatlich auf vierteljährlich
- Heute ist der 05.02.2025
- Aktuell ist das Intervall monatlich, letzte Periode war 01.01.–31.01., geschlossen am 05.02.
- Du änderst das Intervall auf vierteljährlich, mit Aktivierung ab dem 01.02.2025
- Neue Periode: 01.02.–31.03.2025, Abschluss am 05.04.2025
Rückwirkende Änderung möglich, da Februar bisher nicht abgeschlossen ist.
Beispiel 2: Rückwirkende Änderung auf bereits offene Periode
- Heute ist der 02.02.2025
- Letzter Abschluss: 31.12.2024
- Intervall: monatlich, Abschluss erfolgt am 5. des Folgemonats
- Neue Konfiguration: vierteljährlich
- Aktivierung: rückwirkend zum 01.01.2025
- Neue Periode: 01.01.–31.03.2025, Abschluss am 06.04.2025
Auch hier ist die Rückrechnung möglich, weil Januar bisher nicht geschlossen war.
Beispiel 3: Studio übergreifende Anwendung
- Studio A: Periode 01.01.–31.03. ist noch offen
- Studio B: Januar wurde bereits geschlossen, Februar–März sind noch offen
- Studio C: Hat tägliche Abschlüsse, 03.04. war letzter Abschluss
Note: Die Konfiguration kann nur rückwirkend für die Studios angewendet werden, bei denen der gewünschte Zeitraum noch offen ist. Geschlossene Perioden (wie Studio B im Januar) bleiben unberührt.
Warum dieses Feature dir echten Mehrwert bringt
- Korrekturen leicht gemacht: Du musst nicht jede Buchung manuell anpassen – das System übernimmt das automatisch.
- Sicher und nachvollziehbar: Änderungen werden dokumentiert, du hast die volle Kontrolle und Transparenz.
- Mehr Flexibilität: Du kannst deine Buchhaltung sauber anpassen, ohne auf offene Zeiträume verzichten zu müssen.
- Standortübergreifende Konsistenz: Die Konfiguration gilt einheitlich für alle zugewiesenen Standorte, sofern die Bedingungen erfüllt sind.