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Konfiguration von Mahnregeln

  • Aktualisiert

In diesem Artikel lernst du: 

Wie eine Mahnregel funktioniert und du deinen Mahnprozess mithilfe von Mahnregeln individualisieren kannst

Schnellanleitung

Mahnwesen — Erstellen einer Mahnkonfiguration — so geht es:

1. Einstellungen / Finanzen / Mahnwesen
2. Mahnwesenskonfiguration erstellen
3. Namensgebung / Bestimmen der Anzahl an Mahnstufen
4. Neues Mahnwesen wählen / Zahlungsart auswählen
5. Regeln für alle Mahnstufen hinterlegen

Generelles

Mahnregeln geben im Mahnprozess die Übergabe von säumigen Mitgliedern von der Ausgangs – in die Zielmahnstufe vor. Sie beinhalten die Kriterien für die Erfassung eines Mitglieds von der Mahnregel und die im Übergabevorgang durchzuführenden Aktionen der Mahnregel.

Mahnprozess nach Zahlungsart

Nach der Erstellung einer Mahnkonfiguration und der Festlegung der Anzahl an Mahnstufen (Link zum Artikel für mehr Informationen) muss für jede genutzte Zahlungsart ein Mahnprozess konfiguriert werden.

Innerhalb der Zahlungsarten stehen die zuvor angelegten Mahnstufen zur Verfügung, welche ein säumiges Mitglied anhand der definierten Mahnregeln durchlaufen wird.

Wie eine Mahnregel funktioniert

Für jede Mahnstufe können Mahnregeln definiert werden. Mahnregeln reagieren auf erfüllte Bedingungen mit einer vorab definierten Aktion. Das Mahnwesen folgt also der Logik: „Wenn eine Bedingung Y erfüllt ist, dann führe Aktion X aus“.

Bedingungen als Auslöser für Aktionen

Die Bedingung legt fest, wann eine Mahnregel greift und damit die hinterlegte Aktion der Regel ausgeführt wird. Als Bedingungen unterscheiden wir in zwei Haupttypen:

  • Rücklastschrift
  • Zahlungsverzug

Bedingung Rücklastschrift – Besonderheiten des Mahnwesens für Lastschriftzahler

Der Typ Rücklastschrift steht nur für Lastschriftzahler zur Verfügung. 

Nach der Auswahl dieses Typs legst du fest, welche Bedingung erfüllt sein muss, damit die Regel greift. Abhängig von der Anzahl der Rücklastschriften infolge wird die Aktion definiert.
Beispiel: Typischerweise wird nach der ersten Rücklastschrift die 1. Mahnstufe erreicht, nach der zweiten Rücklastschrift die 2. Mahnstufe, fort folgende.

Temporärer Forderungsausgleich ohne bestätigten Zahlungseingang

Dem Lastschrifteinzug ist im Mahnwesen eine besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Nach Eingang der ersten Rücklastschrift, wird das betroffene Mitglied in diesem Beispiel in Mahnstufe 1 verschoben, mit allen dazugehörigen Aktionen in Form von Kommunikationen, Restriktionen und Gebühren. In der Regel erfolgt ein erneuter Einzugsversuch, wurden die Forderungen bis zu einem Zielzeitpunkt nicht beglichen. Mit der Übergabe der Buchung der Lastschrift und die Bank wird das Mitgliedskonto ausgeglichen dargestellt, da nun alle Forderungen erneut an die Bankverbindung des Mitglieds gestellt wurden. In Erwartung einer erfolgreichen Zahlung wird die Mahnstufe mit Auslösen des Lastschriftlaufs daher wieder auf null gestellt.

Warum ist das so?: bei einer Lastschrift muss die Magicline solange von einem erfolgreichen Einzug ausgehen, bis eine das Gegenteil durch eine wiederholte Rücklastschrift bestätigt würde.

Alle Regeln in Mahnstufe Null hinterlegen: (*bei Lastschriftzahlern)
Aus dem oben genannten Grund ist die Ausgangsmahnstufe, aus welcher alle nachfolgenden „Absprünge“ in höhere Mahnstufen definiert werden, die Mahnstufe 0.(In der Standardkonfiguration sind diese Regeln bereits angelegt, sodass diese als Hilfestellung dienen kann.)

Bedingung Zahlungsverzug – für alle Zahlarten verfügbar

Der zweite Typ Zahlungsverzug ermöglicht dir die Konfiguration eines Bedingungstyps, welcher auf das Fälligkeitsdatum der Forderung oder der letzten Mahnung schaut. (Dieser Bedingungstyp steht für alle Zahlungsarten zur Verfügung.)

Wählst du den Typen Zahlungsverzug aus, wird der auslösende Zahlungsverzug in Tagen definiert. Bei der ersten Mahnung bezieht sich der Zahlungsverzug auf die verstrichenen Tage seit Fälligkeit der Forderung. Befindet sich das Mitglied bereits im Mahnprozess und damit in einer aktiven Mahnstufe, ist der Bezugsrahmen des Zahlungsverzugs die letzte Mahnung. (Dieser findet insbesondere Einsatz in der Einrichtung des Mahnwesens für überweisende Mitglieder oder bei einer Fristsetzung.)

*Hier stehen ebenfalls Mindest- und Höchstbetrag offener Forderungen als Zusatzkriterium zur Verfügung.

Mahnregel_2.png


Zusätzliches Mahnkriterium:

Unter Definition eines Mindestbetrages kannst du zusätzlich bestimmen, dass Mitglieder mit Forderungen unterhalb einer bestimmten offenen Forderungssumme nicht angemahnt werden. (Ein säumiges Mitglied mit einer offenen Forderungssumme von beispielsweise 2 Euro sollte möglicherweise nicht einen Mahnprozess mit einer Mahngebühr von 5 Euro durchlaufen müssen.)

 

Mahnregel1.png

 

Aktionen – wie werden diese ausgelöst?

Die Aktionen werden ausgeführt, wenn die vorher konfigurierte Bedingung erfüllt ist. Zunächst musst du festlegen, wann die Aktion ausgelöst wird. Bei den Zahlungsarten Bar und Überweisung ist der Eintritt immer der Mahnlauf. Du musst also aktiv einen Mahnlauf durchführen, damit die Magicline deine säumigen Mitglieder auf Basis der zuvor konfigurierten Bedingungen prüft und behandelt.

Bei der Zahlungsart Lastschrift steht zudem noch der Auslöser als „Rücklastschrift“ zur Verfügung. Die Aktion wird sofort ausgeführt, sobald eine entsprechende Rücklastschrift in die Magicline eingetragen wird, unabhängig, ob diese Eingabe manuell oder automatisch erfolgt. Die Anwendung von Mahnregeln mit der Bedingung „Bei Rücklastschrift“ erfolgt also autonom beziehungsweise ohne einen aktiv durchgeführten Mahnlauf.

Zu definierende Aktionen innerhalb der Mahnstufen

  • Kommunikation: Soll eine Kommunikation erfolgen, oder nicht? Per Brief oder E-Mail?
  • Vorlage: Brief- oder E-Mail-Vorlage, je nach voriger Auswahl, welches Schreiben soll verwendet werden?
  • Automatisch versenden: Soll die Kommunikation automatisch erfolgen oder möchtest du den Versand selbst starten/steuern?
  • Mahngebühr: Definiere die Höhe deiner Gebühr für diese Mahnung. (Dies ist unabhängig von etwaigen Bankgebühren, es bezieht sich ausschließlich auf die Gebühren für die Leistung des Mahnwesens.)
  • Abbuchungs- und/oder Zutrittssperre: Ratsam bei etwa wichtigen Rücklastschriften wegen eines ungültigen Mandats oder falscher Bankdaten.
  • Vertragskündigung: falls gewünscht, kann eine Vertragskündigung mit einer Restfälligstellung durchgeführt werden. Auch eine außerordentliche Kündigung mit Schadenersatzforderung steht zur Verfügung.
  • Inkasso: Wir bieten dir auch die Möglichkeit, säumige Mitglieder an unseren Inkassopartner zu übergeben.
  •  Nächste Mahnstufe: in welche Mahnstufe soll das Mitglied verschoben werden?

 

Mahnregel_3.png

 

Aktion Vertragskündigung – Optionen

Kündigung mit Restfälligstellung

Diese Art der Kündigung hat zur Folge, dass alle offenen und anfallenden Forderungen der aktiven Vertragsperiode, zu dem Tag der Mahnung, fällig gestellt werden. Der Vertrag wird zum Ende der aktuellen Vertragsperiode ordentlich gekündigt. Ein Schuldner hat somit die Möglichkeit, nach Vollzahlung der offenen Forderungen, die bezahlte Leistung bis zum Ende der Vertragslaufzeit in Anspruch zu nehmen.

Außerordentliche Kündigung mit Schadenersatz

Die Funktion außerordentliche Kündigung mit Schadenersatz kündigt den Vertrag zu dem Tag der Mahnung und erzeugt für die restlichen Forderungen der aktiven Vertragsperiode einen echten Schadenersatz. Dies erfolgt in der Höhe der Restforderungen. (Da diese Schadensersatzart in der Regel nicht umsatzsteuerpflichtig ist, erfolgt die Berechnung der Gesamtforderung unter Abzug der dem Vertragsmodell zugrundeliegenden Umsatzsteuer.)

FAQ: Wie beeinflussen laufende Zahlungen die Mahnstufen-Promotion?

Der Mahnlauf bewertet jede offene Forderung einmal. Ob das Mitglied auf die nächste Stufe gehoben wird, hängt von der Tage-Verzug-Regel, der Höhe der offenen Forderung und, nur bei SEPA-Lastschrift, davon ab, ob ein neuer Einzugsversuch ausgelöst wurde. Unten findest du, was in den vier häufigsten Situationen passiert.

  • SEPA-Lastschrift, neuer Einzugsversuch ist in Bearbeitung. Wenn du einen neuen Lastschriftlauf auslöst, bucht das System den neuen Einzug gegen die offene Forderung. Das Konto wird vorläufig ausgeglichen und die Mahnstufe auf null zurückgesetzt, auch wenn die Bank den Einzug noch nicht bestätigt hat. Wird die Lastschrift später zurückgegeben, läuft das Mitglied wieder in den Mahnprozess ein, auf der Stufe, die in der Regel Rücklastschrift definiert ist (typischerweise Stufe 1).

  • SEPA-Lastschrift, noch kein neuer Einzugsversuch. Der Mahnlauf schaut nicht in die Zukunft. Sind seit der letzten Mahnung 28 Tage vergangen und es wurde kein neuer Lastschriftlauf ausgelöst, hebt der nächste Mahnlauf das Mitglied gemäß der Zahlungsverzug-Regel der aktuellen Stufe auf die nächste Stufe.

  • Banküberweisung oder Rechnung, Zahlung ist unterwegs. Für Nicht-Lastschrift-Zahlungsarten gibt es kein „in Bearbeitung"-Konzept. Die Mahnstufe schreitet auf dem Tage-Verzug-Plan voran, bis die Zahlung tatsächlich gebucht ist und das Konto ausgleicht. Überweist der Kunde am Tag 27 und die Bank bucht am Tag 30, hebt der Mahnlauf am Tag 28 das Mitglied trotzdem auf die nächste Stufe.

  • Teilzahlung trifft vor dem nächsten Mahnlauf ein. Die Mahnstufe wird nur auf null zurückgesetzt, wenn der verbleibende offene Betrag unter den unter Maximaler offener Betrag zum Zurücksetzen der Mahnstufe konfigurierten Schwellenwert fällt. Zahlt das Mitglied nur einen Teil der Forderung und der Rest bleibt über dem Schwellenwert, bleibt die Mahnstufe erhalten und die nächste Promotion-Prüfung greift weiterhin.

Entscheidungsregel in einem Satz. Die Promotion wird am Datum des Mahnlaufs entschieden. Das System nimmt nie eine noch nicht gebuchte Zahlung vorweg, mit Ausnahme von Lastschrift-Einzugsversuchen, die die Stufe vorläufig zurücksetzen, bis eine Rücklastschrift das Gegenteil beweist.

Häufige Stolperfallen.

  • Ein manueller Lastschriftlauf kurz vor einem geplanten Mahnlauf setzt die Stufe vorzeitig zurück. Plane den Mahnlauf zuerst, wenn das säumige Mitglied auf der aktuellen Stufe gemahnt werden soll.
  • Jede Zahlungsart hat ihren eigenen Mahnprozess innerhalb derselben Konfiguration. Stelle sicher, dass die erwartete Regel unter der richtigen Zahlungsart konfiguriert ist.
  • Trifft eine Rücklastschrift nach einem manuellen Reset ein, läuft das Mitglied wieder auf der Stufe ein, die in der Regel Rücklastschrift definiert ist, typischerweise Stufe 1, nicht die Stufe, auf der es vor dem Reset war.

Das Wichtigste zusammengefasst

  • Erstelle für alle Zahlungsarten einen Mahnprozess mit, ineinandergreifenden Mahnregeln.
  • Halte deinen Mahnprozess so kurz wie möglich – mit zunehmendem Alter einer Forderung sinkt die Chance der erfolgreichen Beitreibung.
  • Nutze regelmäßige Inkassoübergaben, um die Beitreibung deiner Außenstände zu beschleunigen. Unser Partner PayDue bietet Inkasso-Leistungen ohne Kostenrisiko an – prüfe die Verfügbarkeit.
  • Beachte, dass die Magicline bei einem Lastschrifteinzug eines zuvor angemahnten Mitglieds die Mahnstufe dieses Mitglieds immer wieder auf 0 zurückstellt.
  • Erstelle und hinterlege die richtigen Schreiben zu jeder Mahnregel, um dein säumiges Mitglied korrekt anzusprechen. (Etwa der Hinweis auf eine fehlerhafte Bankverbindung erlaubt eine andere Kommunikation als ein willentlicher Widerspruch einer Lastschrift.)
  • Nimm Änderungen deiner Mahnkonfiguration immer in kleinen Schritten vor, um den Überblick über den Mahnprozess zu behalten.
  • Wir unterstützen gern, hast du noch offene Fragen zu diesem Thema!

 

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