In diesem Artikel lernst du, wie du einen Mahnlauf erstellst, prüfst und durchführst.
Inhalt
Fast lane
- Finanzen / Mahnwesen
- Klicke auf „Mahnlauf erstellen", prüfe die erzeugte Vorschau und führe den Mahnlauf anschließend durch.
Mahnlauf erstellen
Im Bereich Finanzen / Mahnwesen kannst du in der Software Mahnläufe durchführen. Regelmäßige Mahnläufe sind entscheidend für die zügige Beitreibung deiner offenen Forderungen.
Mit einem Klick auf den Button Mahnlauf erstellen öffnet sich ein Fenster zur Erstellung einer Mahnlauf-Vorschau. Hier legst du fest, für welche Standorte ein Mahnlauf durchgeführt werden soll. Außerdem kannst du einstellen, ob als unzustellbar gekennzeichnete Mitglieder und minderjährige Mitglieder berücksichtigt werden sollen. Unzustellbar bezieht sich dabei auf den jeweiligen Zustellweg und die für die betroffene Regel hinterlegte Zustellform (Brief oder E-Mail). Minderjährige Mitglieder werden nur angemahnt, wenn ein gesetzlicher Vertreter hinterlegt ist.
Der Höchstbetrag für offene Forderungen legt fest, dass Mitglieder mit höheren Forderungen vom Mahnlauf ausgeschlossen werden. Abschließend kannst du entscheiden, ob die generierten Schreiben automatisch versendet werden sollen; dies richtet sich nach der jeweiligen Zustellform.
Bitte beachte: Der automatische Versand von Briefen erfolgt über die E-Post-Schnittstelle zu den bekannten Portokosten. Der E-Mail-Versand erfolgt über das Mailingsystem der Software.
Hast du die Auswahl abgeschlossen, kannst du die Vorschau erstellen. Keine Sorge, falls du dich vertan hast: Die Vorschau erstellt noch keine finalen Mahnungen und kann nach ihrer Erstellung wieder gelöscht werden.
Die Erstellung der Vorschau erfolgt im Hintergrund. Den Status des Mahnlaufs siehst du in der Übersicht. Während die Vorschau erstellt wird, kannst du an anderen Stellen in der Software weiterarbeiten. Sobald die Vorschau fertig ist, ist der Mahnlauf bereit für deine Prüfung.
Mahnlauf prüfen
Mit einem Klick auf den Mahnlauf gelangst du zur Detailansicht. Hier findest du die Aufschlüsselung des Mahnlaufs nach Studio. Im oberen Bereich befindet sich eine Zusammenfassung mit Buttons zum Löschen der Vorschau und zur Durchführung des Mahnlaufs.
Die detaillierte Liste der mahnbaren Mitglieder findest du in der Studioansicht: Klicke dafür auf den Eintrag für das jeweilige Studio.
In dieser Ansicht siehst du die Mitglieder mit ihrer Mahnstufe vor und nach dem Mahnlauf sowie ihre offenen Forderungen. Möchtest du ein Mitglied nicht mahnen, kannst du es über das Kontextmenü mit „Aus Mahnlauf entfernen" aus dem Mahnlauf entfernen. Es landet dann im Reiter „Entfernte Mitglieder".
Versehentlich entfernte Mitglieder kannst du über das Kontextmenü mit „Zu Mahnlauf hinzufügen" wieder aufnehmen. Entfernen und Hinzufügen funktionieren nur, solange sich der Mahnlauf in der Vorschau befindet. Ist der Mahnlauf bereits durchgeführt, kannst du fälschlich angemahnte Mitglieder über die Aktion „Mahnlauf zurücksetzen" zurücksetzen (siehe Abschnitt Mahnlauf durchführen).
Mahnlauf durchführen
Sind deine Prüfungen abgeschlossen, kehrst du in die Detailansicht zurück und klickst oben in der Vorschaukachel auf den Button Mahnlauf durchführen. Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog „Mahnlauf Bestätigung" mit der Frage „Möchtest du den Mahnlauf durchführen?"; bestätige mit dem Button Durchführen.
Die Software wendet daraufhin die Mahnregeln auf alle mahnbaren Mitglieder an. Dieser Vorgang läuft vollständig im Hintergrund, du kannst währenddessen wie bei der Vorschau-Erstellung mit anderen Dingen in der Software weitermachen. Sobald der Mahnlauf vollständig verarbeitet ist, wechselt der Status auf „Abgeschlossen".
Hast du den automatischen Versand der Mahnschreiben aktiviert, ist der Mahnlauf damit erledigt; die Software übernimmt nach der Erstellung der Schreiben auch deren Versand. Druckst du die Schreiben manuell, kannst du sie als Serienbrief herunterladen und versenden; den entsprechenden Link findest du im Kontextmenü des Mahnlaufs.
Solltest du nach der Durchführung feststellen, dass Mitglieder fälschlich angemahnt wurden, kannst du den Mahnlauf über die Aktion „Mahnlauf zurücksetzen" zurücksetzen. Dabei werden nur die Mahnstufen von Mitgliedern zurückgesetzt, die nicht bereits durch einen weiteren Mahnlauf eine neue Mahnstufe erreicht haben oder zum Inkasso übergeben wurden.
Ausnahmen
Wenn die Bankverbindung eines Mitglieds erneuert wird, bevor ein Mahnlauf durchgeführt wird, wird angenommen, dass diese Bankverbindung korrekt ist; in diesem Fall wird keine Mahnung an das Mitglied versendet.