In diesem Artikel lernst du, wie du im Vertragsabschluss vertragsrelevante Dokumente (z. B. Ausweis, Studierendenausweis, Firmennachweis) direkt beim Mitglied hinterlegst, ohne den Vertragsprozess zu verlassen.
Inhalt
- Voraussetzungen
- Worum es geht
- Wann du die Funktion nutzt
- Ein Dokument im Vertragsabschluss scannen
- Wo die Dokumente abgelegt werden
- Verfügbarkeit (Web und App)
Voraussetzungen
Berechtigung: Dokumente verwalten. Die Verwaltung erfolgt unter Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen. Zusätzlich benötigst du Zugriff auf das Verkaufs-Tool, um einen Vertrag abzuschließen.
Darüber hinaus benötigst du für die praktische Nutzung:
- einen laufenden Vertragsabschluss im Verkaufs-Tool, in dem das Dokument hinterlegt werden soll,
- für die Aufnahme per Kamera (Foto aufnehmen) ein Endgerät mit Kamera und eine im Browser erteilte Kameraberechtigung. Ohne Kamera fügst du stattdessen eine vorhandene Bilddatei über Bild hochladen hinzu.
Worum es geht
Beim Abschluss eines Vertrags müssen häufig Dokumente hinterlegt werden, die den Vertrag oder ein Angebot begründen: ein Ausweis zur Identifikation, ein Studierendenausweis für einen Studierendentarif, ein Firmennachweis für einen Firmenfitness-Tarif oder ähnliche Belege.
Mit dieser Funktion erfasst du solche Dokumente direkt im Vertragsprozess und legst sie am Mitgliedsdatensatz ab. Der Vertragsprozess bleibt in einem Ablauf und die Belege sind später im Mitgliedskonto verfügbar. So entfallen der Wechsel in einen separaten Upload-Bereich und die manuelle Nachbearbeitung nach dem Abschluss.
Wann du die Funktion nutzt
Typische Situationen:
- Identitätsnachweis beim Vertragsabschluss (Ausweis).
- Nachweis für einen ermäßigten oder speziellen Tarif (z. B. Studierendenausweis, Firmennachweis).
- Ergänzende Dokumente, die zum Vertrag beim Mitglied dokumentiert werden sollen.
Ein Dokument im Vertragsabschluss scannen
Das Erfassen von Dokumenten ist ein optionaler Schritt im Vertragsabschluss. Du aktivierst ihn auf dem Schritt Mitgliedsdaten; danach erscheint im Ablauf ein eigener Schritt zum Erfassen des Dokuments.
- Gehe im Vertragsabschluss zum Schritt Mitgliedsdaten. Aktiviere dort das Kontrollkästchen Dokumente hinzufügen (neben den Optionen Gesetzlichen Vertreter erfassen und Mitgliedsfoto aufnehmen). Der Schritt Dokument erfassen wird dadurch in den Ablauf aufgenommen: nach den Mitgliedsdaten und dem Mitgliedsfoto, vor dem gesetzlichen Vertreter und der Zahlung.
- Öffne den Schritt Dokument erfassen und wähle im Auswahlfeld Bitte wählen Sie einen Dokumenttyp aus den passenden Typ. Zur Auswahl stehen: Personalausweis, Reisepass, Studentenausweis, Einschreibebescheinigung, Unternehmensnachweis, Einverständnis der Eltern und Andere. (In Studios in den USA steht eine abweichende Liste zur Verfügung, u. a. Führerschein, staatlicher Ausweis und Haftungsausschluss.)
- Optional: Gib im Feld Notiz einen kurzen Hinweis ein (maximal 100 Zeichen). Der Hinweis wird Teil der Dokumentbezeichnung.
- Erfasse das Dokument auf eine von zwei Arten:
- Foto aufnehmen: öffnet die Kamera. Richte das Dokument im angezeigten Rahmen aus und nimm das Foto auf. Über das Kamera-Symbol wechselst du zwischen Vorder- und Rückkamera.
- Bild hochladen: wählt eine vorhandene Bilddatei vom Endgerät aus.
- Prüfe die Aufnahme in der Vorschau. Bestätige, um das Dokument zu speichern, oder wiederhole die Aufnahme.
- Das gespeicherte Dokument erscheint als Miniaturansicht in der Liste. Bei Bedarf fügst du auf dieselbe Weise weitere Dokumente hinzu.
Wo die Dokumente abgelegt werden
Das gescannte Dokument wird als Mitgliedsdokument beim Mitglied abgelegt und ist später im Bereich Dokumente des Mitglieds verfügbar, am selben Ort wie andere Mitgliedsdokumente (z. B. das Vertragsdokument). Es wird nicht als separater Vertragsdatensatz gespeichert.
Verfügbarkeit (Web und App)
Der Schritt steht im Web und in der Sales-App zur Verfügung, mit einem Unterschied bei der Erfassung:
- Web: Beide Wege stehen zur Verfügung: Foto aufnehmen (Kamera im Browser mit Zuschnitt-Rahmen) und Bild hochladen (Dateiauswahl).
- Sales-App: Die Erfassung erfolgt über Bild hochladen, das direkt die Kamera bzw. die Dateiauswahl des Geräts öffnet.
Unterstützt werden Bilddateien (JPG und PNG) mit einer maximalen Dateigröße von 5 MB pro Datei. Aufgenommene oder ausgewählte Bilder werden beim Speichern als JPG abgelegt.