Dans cet article, vous apprenez à gérer de manière centralisée les comptes comptables et les règles de comptabilité sous forme de configuration comptable, à la partager avec plusieurs studios et à l'activer à une date planifiée, y compris l'historique des modifications et l'historique des activations.
Sommaire
- Aperçu
- Prérequis
- Structure et navigation
- Créer une configuration comptable
- Partager avec plusieurs studios
- Gérer les comptes comptables
- Gérer les règles de comptabilité
- Modifier une configuration comptable
- Planifier l'activation
- Historique des modifications et des activations
- Supprimer une configuration
- FAQ
Guide rapide
- Ouvrez Paramètres / Finances / Configuration comptable.
- Cliquez sur Create accounting configuration.
- Saisissez un Nom et sélectionnez la Configuration de base : SKR03, SKR04, IFRS, GAAP ou copier la configuration existante.
- Sous Modifier le partage des données, sélectionnez les studios qui doivent utiliser la configuration.
- Sélectionnez la configuration du code de comptabilisation et cliquez sur Enregistrer.
- Vérifiez et ajustez les Posting accounts et les Règles de comptabilité dans la vue détaillée.
- Ouvrez le menu d'actions et cliquez sur Activer la configuration, sélectionnez les studios sous Sélectionnez un lieu et définissez une Date d'activation à partir d'aujourd'hui.
Aperçu
Une configuration comptable regroupe des comptes comptables et des règles de comptabilité. Vous la gérez de manière centralisée, l'utilisez dans plusieurs studios et planifiez son activation à l'avance, par exemple pour le début d'un mois. Par studio, une seule configuration est active à la fois ; d'autres configurations peuvent être planifiées pour une date ultérieure.
Prérequis
Deux autorisations distinctes contrôlent cette fonction :
- Gérer les configurations : créer, consulter, modifier et supprimer des configurations comptables. Par défaut, les rôles admin et office disposent de l'accès complet ; les rôles counter et read-only peuvent uniquement consulter les configurations.
- Activer les configurations : une autorisation distincte qui permet d'activer une configuration. Par défaut, les rôles admin et office la possèdent.
Structure et navigation
Vous trouvez la fonction sous Paramètres / Finances / Configuration comptable. L'aperçu comporte deux onglets :
- Configuration : toutes les configurations avec leur Nom et leur configuration du code de comptabilisation, les studios avec lesquels elles sont partagées et le statut Activé dans ce studio.
- Historique des activations : indique pour chaque studio quelle configuration est ou était active. Vous pouvez filtrer par studio et par période.
Cliquez sur une configuration pour ouvrir sa vue détaillée. Elle affiche la configuration du code de comptabilisation et la Date d'activation et comporte quatre onglets : Posting accounts, Règles de comptabilité, Historique des changements et Historique des activations. Le menu d'actions contient Modifier la configuration, Activer la configuration et Supprimer la configuration.
Créer une configuration comptable
- Ouvrez Paramètres / Finances / Configuration comptable et cliquez sur Create accounting configuration.
- Saisissez un Nom.
- Sélectionnez la Configuration de base :
- SKR03, SKR04, IFRS ou GAAP : un jeu de comptes comptables adapté est chargé.
- copier la configuration existante : les comptes et les règles sont repris d'une configuration existante.
- Sélectionnez la configuration du code de comptabilisation.
- Facultatif : cochez Activer le compte de revenus différés et renseignez le champ supplémentaire qui apparaît.
- Définissez quels studios peuvent utiliser la configuration via Modifier le partage des données (voir la section suivante).
- Cliquez sur Enregistrer.
Partager avec plusieurs studios
Dans la boîte de dialogue de création et de modification, utilisez Modifier le partage des données pour sélectionner les studios qui peuvent utiliser la configuration. Seuls les studios de la même région fiscale sont proposés. Vous pouvez aussi ajouter d'autres studios plus tard via Modifier la configuration.
Gérer les comptes comptables
Dans la vue détaillée, ouvrez l'onglet Posting accounts. Le tableau affiche Numéro de compte, Description, catégorie comptable et Taux de TVA.
- Utilisez la recherche pour trouver des comptes par numéro de compte ou par nom.
- Activez Uniquement personnalisée pour n'afficher que les comptes que vous avez créés vous-même, et Actifs seulement pour masquer les comptes inactifs.
- Cliquez sur Créer un compte de résultat pour ajouter un nouveau compte.
Gérer les règles de comptabilité
Dans la vue détaillée, ouvrez l'onglet Règles de comptabilité. Le tableau affiche Catégories de vente, Compte, le type de vente, Taux de TVA et Revenue account. Les règles fournies par le système portent le badge system.
- Utilisez la recherche pour trouver une règle et activez Uniquement personnalisée pour n'afficher que les règles que vous avez créées vous-même.
- Cliquez sur Créer une règle de comptabilité pour ajouter une nouvelle règle. Dans la boîte de dialogue, choisissez une Catégories de vente (Tarifs, Modules supplémentaires, Forfaits, Article, Déclinaisons d'articles ou Code de réservation), puis sélectionnez l'entrée sous Type de vente. La liste des entrées dépend de la catégorie.
Modifier une configuration comptable
Tant qu'une configuration n'a jamais été activée, vous pouvez tout modifier. Une fois activée, ses comptes comptables, ses règles de comptabilité et le paramètre des revenus différés sont verrouillés. Le Nom, les paramètres de partage et la configuration du code de comptabilisation restent modifiables via Modifier la configuration.
Planifier l'activation
- Ouvrez la configuration et cliquez sur Activer la configuration dans le menu d'actions.
- Sous Sélectionnez un lieu, choisissez les studios dans lesquels la configuration doit devenir active.
- Définissez la Date d'activation. Les dates passées ne peuvent pas être sélectionnées.
- Cliquez sur Suivant et suivez les étapes restantes de l'assistant.
Lors de l'activation, la configuration précédente se termine automatiquement la veille de la date d'activation, et la nouvelle est active à partir de la date que vous avez choisie. Si des activations sont déjà planifiées pour un studio sélectionné à cette date ou après, elles sont remplacées par la nouvelle activation.
Historique des modifications et des activations
- Historique des changements : consigne chaque modification de la configuration, de ses comptes, de ses règles et de ses activations, avec l'horodatage et l'utilisateur qui l'a effectuée.
- Historique des activations : indique quand, dans quel studio et par qui une configuration a été activée. Vous pouvez filtrer par studio et par période.
Supprimer une configuration
Seules les configurations qui n'ont jamais été activées peuvent être supprimées. Ouvrez la configuration et cliquez sur Supprimer la configuration dans le menu d'actions. C'est utile pour nettoyer des configurations de test.
FAQ
Puis-je modifier les comptes ou les règles d'une configuration activée ?
Non. Créez plutôt une nouvelle configuration (par exemple avec copier la configuration existante), ajustez-la et planifiez son activation à la date souhaitée. Le nom, les paramètres de partage et la configuration du code de comptabilisation restent modifiables.
Que se passe-t-il exactement lors de l'activation ?
À la date choisie, la nouvelle configuration devient active ; la précédente se termine automatiquement la veille. Les activations déjà planifiées pour le même studio à cette date ou après sont remplacées.
Existe-t-il une recherche ?
Oui. Dans les onglets Posting accounts et Règles de comptabilité, vous pouvez effectuer une recherche, et le commutateur Uniquement personnalisée n'affiche que vos propres entrées.
Remarque : Cet article a été créé à l'aide de l'intelligence artificielle et traduit automatiquement sans relecture. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.