Vertragsdokumente konfigurieren – Magicline GmbH

In diesem Artikel lernst du, wie du deine Vertragsdokumente anpasst: wie du Vertragselemente änderst oder ausblendest, Textblöcke hinzufügst, PDF-Dokumente mit oder ohne Bedingung anhängst, weitere Optionen und die Preisanzeige festlegst und eine Vorschau generierst.

Inhalt

Schnellanleitung
Voraussetzungen
Überblick über die Vertragsdokumente
Vertragsdokumente verwalten
Vertragselemente ändern
Textblöcke hinzufügen
Dokumente anhängen und Bedingungen festlegen
Verfügbare Bedingungen
Weitere Optionen festlegen
Gesamt- und Durchschnittspreise anzeigen
Vorschau generieren
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Schnellanleitung

So hängst du ein PDF-Dokument an ein Vertragsdokument an, optional mit Bedingung:

Gehe zu Einstellungen / Vertragswesen / Vertragsdokumente und klicke auf das Vertragsdokument, das du ändern möchtest.
Öffne in der Karte Angehängte Dokumente das Menü und klicke auf PDF hochladen.
Wähle die PDF-Datei aus und gib einen Namen ein.
Optional: Wähle unter Bedingung (optional) die Bedingung, unter der das Dokument angehängt wird. Ohne Bedingung wird das Dokument immer angehängt.
Speichere. Die Software hängt das Dokument an, wenn sie das Vertragsdokument generiert und die Bedingung erfüllt ist.

Voraussetzungen

Berechtigung: Einstellungen / Vertragswesen / Vertragsdokumente konfigurieren. Mit dem Leserecht öffnest du die Vertragsdokumente. Um ein Vertragsdokument zu ändern, braucht deine Rolle zusätzlich das Bearbeitenrecht dieser Berechtigung. Zum Duplizieren braucht sie das Erstellenrecht, zum Löschen eines Vertragsdokuments das Löschrecht. Die Berechtigung vergibst du in den Rollen.

Überblick über die Vertragsdokumente

Unter Einstellungen / Vertragswesen / Vertragsdokumente findest du alle Vertragsdokumente des gewählten Studios. Ein Vertragsdokument legt fest, wie der Mitgliedsvertrag aussieht, wenn die Software ihn als PDF generiert. Welches Vertragsdokument verwendet wird, hängt vom Tarif ab: Die Detailseite eines Tarifs verlinkt auf das Vertragsdokument, das ihm zugeordnet ist.

Vertragsdokumente, die von der Software bereitgestellt werden, sind mit System gekennzeichnet. Du kannst sie nicht löschen, aber duplizieren und die Kopie anpassen. Einen eigenen Button zum Anlegen eines neuen Vertragsdokuments gibt es nicht: Du erstellst ein neues Vertragsdokument, indem du ein bestehendes duplizierst.

Klicke auf ein Vertragsdokument, um seine Detailseite zu öffnen. Die Detailseite enthält von oben nach unten diese Karten:

Abweichende Vertragselemente: Ändere die Bezeichnung von Standardelementen des Vertrags oder blende sie aus.
Zusätzliche Textblöcke: Füge eigene Texte an einer gewählten Stelle im Vertrag ein.
Angehängte Dokumente: Hänge PDF-Dokumente an den Vertrag an, immer oder nur unter einer Bedingung.
Weitere Optionen: Beitragsvorschau, Unterschriften und weitere Anzeigeeinstellungen.
Gesamt- und Durchschnittspreise: Welche Gesamt- und Durchschnittspreise angezeigt werden.

Vertragsdokumente verwalten

Vertragsdokument duplizieren

Öffne in der Liste das Menü des Vertragsdokuments.
Klicke auf Vertragsdokument duplizieren. Die Kopie erscheint in der Liste.

Liste der Vertragsdokumente mit geöffnetem Zeilenmenü mit Duplizieren und Löschen.

Name und Farbe ändern

Öffne das Vertragsdokument.
Öffne oben rechts auf der Detailseite das Menü und klicke auf Vertragsdokument bearbeiten.
Ändere den Namen oder die Farbe und speichere.

Detailseite eines Vertragsdokuments mit geöffnetem Menü oben rechts.

Vertragsdokument löschen

Öffne in der Liste das Menü des Vertragsdokuments und klicke auf Vertragsdokument löschen.
Bestätige den Dialog.

Für Vertragsdokumente mit der Kennzeichnung System steht das Löschen nicht zur Verfügung.

Vertragselemente ändern

In der Karte Abweichende Vertragselemente ersetzt du die Standardbezeichnung eines Elements im Vertrag, zum Beispiel eine Überschrift oder einen Feldnamen, durch einen eigenen Text. Du kannst ein Element auch ganz ausblenden.

Öffne in der Karte Abweichende Vertragselemente das Menü und klicke auf Abweichendes Vertragselement hinzufügen.
Wähle unter Vertragselement das Element, das du ändern möchtest.
Gib die Abweichende Bezeichnung ein. Über die Sprachauswahl oben im Dialog gibst du den Text für weitere Sprachen ein.
Um das Element stattdessen aus dem Vertragsdokument zu entfernen, setze das Häkchen bei Ausblenden. Dann brauchst du keine Bezeichnung.
Speichere.

Dialog Abweichendes Vertragselement hinzufügen.

Die Auswahl bietet nur Elemente an, die für das aktuelle Studio gelten. Elemente eines Zahlungsabschnitts, zum Beispiel des SEPA-Lastschriftmandats, erscheinen nur, wenn das Studio einen passenden Zahlungsanbieter nutzt.

Um einen Eintrag zu ändern oder zu löschen, öffne sein Menü und klicke auf Abweichendes Vertragselement bearbeiten oder Abweichendes Vertragselement löschen. Beim Bearbeiten lässt sich das Vertragselement selbst nicht mehr ändern. Ausgeblendete Elemente sind in der Karte mit Ausgeblendet gekennzeichnet.

Textblöcke hinzufügen

In der Karte Zusätzliche Textblöcke fügst du dem Vertragsdokument eigene Texte hinzu, zum Beispiel rechtliche Hinweise oder Einwilligungstexte.

Öffne in der Karte Zusätzliche Textblöcke das Menü und klicke auf Zusätzlichen Textblock hinzufügen.
Fülle die Felder des Dialogs aus (siehe Tabelle unten). Du brauchst mindestens eine Überschrift oder einen Inhalt.
Speichere.

Dialog Zusätzlichen Textblock hinzufügen mit dem Feld Auf Anhang verweisen.

Feld	Beschreibung
Position im Vertragsdokument	Der Abschnitt des Vertrags, in dem der Textblock erscheint, zum Beispiel Überschrift, Persönliche Daten, Vertragsdaten, SEPA-Lastschriftmandat oder Abschlusstext.
Reihenfolge für die Position im Vertragsdokument	Die Reihenfolge des Textblocks innerhalb des Abschnitts. Der kleinste mögliche Wert ist 1.
Bedingung für Anzeige des Textblocks	Optional. Der Textblock erscheint nur im Vertrag, wenn die Bedingung erfüllt ist. Textblöcke verwenden dieselben Bedingungen wie angehängte Dokumente (siehe Verfügbare Bedingungen). Ohne Bedingung erscheint der Textblock immer.
Überschrift und Inhalt	Der Text des Textblocks. Über die Sprachauswahl oben im Dialog gibst du weitere Sprachen ein. In den Inhalt kannst du Platzhalter einfügen.
Hervorhebung im Vertragsdokument	Keine, Fett, Eingerahmt oder Fett und umrandet.
Anzeigen in	Setze das Häkchen bei Verkaufs-Tool und/oder Online-Vertragsabschluss, damit der Textblock auch dort erscheint. Ist Online-Vertragsabschluss gewählt, werden nur die Platzhalter angeboten, die beim Online-Vertragsabschluss unterstützt werden.
Unterschriftfeld unterhalb des Textblocks anzeigen	Keine Unterschrift anzeigen, Optionales Unterschriftsfeld anzeigen oder Verpflichtendes Unterschriftsfeld anzeigen.
Check-Boxen anzeigen	Zum Beispiel Keine Check-Box anzeigen, Check-Box anzeigen oder Kommunikation Einstellungen anzeigen.
Auf Anhang verweisen	Keine, Dokumentanhang oder Externe Website. Bei Dokumentanhang wählst du eines der Dokumente aus der Karte Angehängte Dokumente. Bei Externe Website gibst du einen Titel und die URL der Website ein.

Textblöcke für den gesetzlichen Vertreter: Ein Textblock mit Platzhaltern für den gesetzlichen Vertreter muss die Bedingung Minderjähriges Mitglied haben. Er kann nicht beim Online-Vertragsabschluss angezeigt werden.

Um einen Textblock zu ändern oder zu löschen, öffne sein Menü und klicke auf Zusätzlichen Textblock bearbeiten oder Zusätzlichen Textblock löschen.

Dokumente anhängen und Bedingungen festlegen

In der Karte Angehängte Dokumente fügst du PDF-Dokumente hinzu, die die Software beim Generieren an das Vertragsdokument anhängt, zum Beispiel AGB oder eine Einwilligungserklärung. Für jedes angehängte Dokument kannst du eine Bedingung festlegen. So wird das Dokument nur an Verträge angehängt, für die es relevant ist.

Dokument hochladen

Öffne in der Karte Angehängte Dokumente das Menü und klicke auf PDF hochladen.
Wähle die Datei aus. Es werden nur PDF-Dateien angenommen.
Gib einen Namen für das Dokument ein.
Optional: Wähle unter Bedingung (optional) eine Bedingung (siehe Verfügbare Bedingungen).
Speichere. Das Dokument erscheint mit Namen und Dateigröße in der Karte.

Dialog PDF hochladen mit geöffneter Auswahl Bedingung (optional).

So wirkt die Bedingung

Ohne Bedingung: Das Dokument wird an jedes generierte Vertragsdokument angehängt.
Mit Bedingung: Das Dokument wird nur angehängt, wenn die Bedingung erfüllt ist. Die Software prüft die Bedingung jedes Mal, wenn sie das Vertragsdokument generiert.
Eine Bedingung pro Dokument: Für jedes angehängte Dokument wählst du genau eine Bedingung. Um zwei Fälle abzudecken, lade das Dokument ein zweites Mal mit der anderen Bedingung hoch.

Dialog Anhang bearbeiten mit der Bedingung Minderjähriges Mitglied.

Beispiel: Du möchtest eine Einwilligungserklärung für den gesetzlichen Vertreter nur an Verträge von Minderjährigen anhängen. Lade die Erklärung hoch und wähle die Bedingung Minderjähriges Mitglied. Verträge volljähriger Mitglieder werden ohne die Erklärung generiert.

Angehängte Dokumente bearbeiten, sortieren und löschen

Öffne in der Karte das Menü eines angehängten Dokuments:

Anhang herunterladen: Lade die PDF-Datei herunter.
Weiter oben einsortieren oder Weiter unten einsortieren: Ändere die Reihenfolge. Die Dokumente werden in der Reihenfolge der Liste angehängt.
Anhang bearbeiten: Ändere den Namen oder die Bedingung (optional). Die Karte zeigt die Bedingung nicht an. Öffne diesen Dialog, um zu prüfen, welche Bedingung ein Dokument hat. Um die Datei selbst zu ersetzen, lade die neue Datei hoch und lösche die alte.
Anhang löschen: Lösche das Dokument nach einer Bestätigung. Das ist nicht möglich, solange ein Textblock unter Auf Anhang verweisen auf das Dokument verweist. Entferne zuerst den Verweis im Textblock.

Karte Angehängte Dokumente mit geöffnetem Zeilenmenü eines Anhangs.

Verfügbare Bedingungen

Für angehängte Dokumente (Bedingung (optional)) und für Textblöcke (Bedingung für Anzeige des Textblocks) stehen dieselben Bedingungen zur Verfügung.

Bedingung	Ist erfüllt, wenn
Vorvertragliche Nutzung	der Vertrag eine vorvertragliche Nutzung enthält.
Zahlweise - Barzahlung	die Zahlweise Barzahlung ist.
Zahlweise - Lastschrift	die Zahlweise Lastschrift ist.
Zahlungsmethode - Kreditkarte	die Zahlweise Kreditkarte ist.
Zahlungsmethode - TWINT	die Zahlweise TWINT ist.
Zahlweise - Überweisung	die Zahlweise Überweisung ist.
Minderjähriges Mitglied	das Mitglied an dem Tag, an dem das Vertragsdokument generiert wird, minderjährig ist.
MySports	der Vertrag über die Member Platform abgeschlossen wurde.
Verkaufs-Tool	der Vertrag im Verkaufs-Tool abgeschlossen wurde.
Unternehmensgutschein eingelöst	für den Vertrag ein Unternehmensgutschein eingelöst wurde.
Online-Vertragsabschluss	der Vertrag online abgeschlossen wurde, zum Beispiel über die Member Platform, eine Online-Checkout-Seite oder eine Landingpage.
Unternehmensgutschein: Gutschrift	für den Vertrag ein Unternehmensgutschein vom Typ Gutschrift eingelöst wurde.
Unternehmensgutschein: Rabatt	für den Vertrag ein Unternehmensgutschein vom Typ Rabatt eingelöst wurde.
Firmensplit	der Vertrag einen Firmensplit enthält.

Für die Bedingungen zur Zahlweise verwendet die Software die Zahlweise des Vertrags. Hat der Vertrag keine, verwendet sie die Zahlweise des Mitglieds.

Weitere Optionen festlegen

Die Karte Weitere Optionen zeigt für jede Option, ob sie Aktiviert oder Deaktiviert ist. Um die Optionen zu ändern, öffne das Menü der Karte und klicke auf Optionen bearbeiten.

Option	Beschreibung
Beitragskalendervorschautyp	Keine, Normal oder Detailliert. Bei Normal oder Detailliert wird eine Beitragsvorschau an das Vertragsdokument angehängt.
Auch 0,00 € Beiträge in der Beitragsvorschau anzeigen	Listet auch Beiträge von 0,00 € in der Beitragsvorschau auf.
Vertragsunterschrift im Verkaufs-Tool verpflichtend	Der Vertrag muss beim Abschluss im Verkaufs-Tool unterschrieben werden.
Vertragsunterschrift für Online-Verträge	Keine Unterschrift, Digitale Signatur (Pflichtfeld), IP-Adresse + Zeitstempel erfassen oder Bevorzugt digitale Unterschrift, sonst IP und Zeitstempel.
Daten des gesetzlichen Vertreters im Vertragsdokument anzeigen	Zeigt die Daten des gesetzlichen Vertreters im Vertragsdokument an.
Enddatum der Mindestvertragslaufzeit anzeigen	Zeigt das Enddatum der Mindestvertragslaufzeit im Vertragsdokument an.
Gutscheincodes im Vertragsdokument unkenntlich machen	Macht Gutscheincodes im Vertragsdokument unlesbar.

Dialog Optionen bearbeiten.

Gesamt- und Durchschnittspreise anzeigen

In der Karte Gesamt- und Durchschnittspreise legst du fest, welche Gesamt- und Durchschnittspreise angezeigt werden. Sie geben Verbrauchern einen besseren Überblick über die Kosten eines Vertrags innerhalb der Mindestvertragslaufzeit und werden in der Tarifübersicht und im Vertragsabschlussprozess angezeigt. Um die Einstellungen zu ändern, öffne das Menü der Karte und klicke auf Bearbeiten Sie die Anzeige der Preise.

Option	Beschreibung
Gesamtbeitrag anzeigen	Der Mitgliedsbeitrag plus Zusatzmodulbeiträge und Pauschalen, die die gleiche Zahlungsfrequenz wie der Mitgliedsbeitrag haben.
Gesamtvertragsvolumen anzeigen	Alle Kosten innerhalb ihrer Mindestlaufzeit (Mitgliedsbeiträge, Startpaket, Pauschalen und Zusatzmodule), unabhängig von ihrer Zahlungsfrequenz.
Durchschnittspreis anzeigen (monatlich)	Der Gesamtpreis über die Mindestvertragslaufzeit, umgelegt auf einen Monat.
Anzeige des Durchschnittspreises (auf Basis der Zahlungsfrequenz)	Der Gesamtpreis über die Mindestvertragslaufzeit, umgelegt auf die Zahlungsfrequenz, zum Beispiel wöchentlich.

Dialog zur Anzeige der Preise.

Bei den Durchschnittspreisen verlängert sich der Zeitraum entsprechend, wenn der Vertrag eine vorvertragliche Nutzung enthält. Die Berechnung geht von 30 Tagen pro Monat und 365 Tagen pro Jahr aus.

Vorschau generieren

Öffne das Vertragsdokument.
Öffne oben rechts auf der Detailseite das Menü und klicke auf Vertragsdokument Vorschau generieren.
Wähle unter Tarife den Tarif für die Vorschau.
Klicke auf Erstellen. Die Software erstellt die Vorschau als PDF-Datei und öffnet sie zum Herunterladen in einem neuen Browser-Tab.

Dialog Vertragsdokument Vorschau generieren mit der Tarifauswahl.

Die Vorschau verwendet Beispieldaten. Sie enthält immer alle angehängten Dokumente, unabhängig von ihren Bedingungen. Um eine Bedingung zu prüfen, sieh dir ein Vertragsdokument an, das für einen echten Vertrag generiert wurde.